Datenschutzrichtlinie

Zuletzt aktualisiert: 16. September 2026 (2026-09-16)

Diese Datenschutzerklärung gilt für den Fachshop Kartenarchiv Haus unter kartenarchivhaus.shop. Sie erklärt, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, zu welchen Zwecken wir dies tun und welche Wahlmöglichkeiten Sie haben.

1. Verantwortliche Stellen und Rollen bei der Datenverarbeitung

Der auf dieser Website dargestellte Fachshop Kartenarchiv Haus, Lindenstraße 47, 50674 Köln, Deutschland, ist ein unabhängiger Fachhandel für Sammler-Archiv und Präsentation mit lokaler Kaufberatung. Als unabhängiger Multi-Brand-Spezialist ermöglichen wir den Vergleich mehrerer Marken, Servicefakten und Kaufdetails und bieten klare Unterstützung vor und nach dem Kauf.

Betreibergesellschaft des auf dieser Website dargestellten Fachshops ist die Rhein Archiv Kontor GmbH, eine inhabergeführte Handelsgesellschaft mit Sitz in Deutschland, die Sortiment, Prüfung und Kundendienst für aufbewahrungsorientiertes Sammlerzubehör verantwortet. Sie steuert Einkauf, Qualitätssicherung und Serviceorganisation hinter dem storefrontseitigen Auftritt.

Für den Umgang mit Kundendaten bedeutet das konkret:

• Kartenarchiv Haus als Storefront ist die für Sie sichtbare Anlaufstelle für Bestellung, Beratung und Servicekommunikation.
• Rhein Archiv Kontor GmbH als Betreibergesellschaft verantwortet die dahinterliegenden Prozesse: zentrale Sortimentssteuerung und Lieferantenbetreuung, Auftragsabwicklung sowie Verpackungs- und Versandkoordination, Qualitätskontrolle, Echtheitsprüfung und Reklamationsabwicklung sowie die Kundendienststeuerung inklusive Fachabteilungen und Eskalationswegen.

Wir geben diesen Store nicht als externe offizielle Domain oder als Hersteller-Shop aus. Marken wie Ultimate Guard, Ultra PRO und Dragon Shield werden als Vergleichssortiment eines unabhängigen Fachhändlers präsentiert.

2. Informationen, die Sie uns bereitstellen

Wir verarbeiten Daten, die Sie uns direkt mitteilen, insbesondere bei:

• Konto und Kontakt: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer bei Bedarf, Liefer- und Rechnungsanschrift.
• Bestellungen: ausgewählte Artikel für Sammler-Archiv und Präsentation, Hinweise zu Versand und Lieferung, Gutscheinverwendung, zum Beispiel ARCHIV15, und Mitteilungen an den Kundendienst.
• Serviceanfragen: Vorgangs- oder Bestellnummer aus den Shop-Mitteilungen, Betreff und kurze Problembeschreibung, bei formalen Anfragen zusätzlich voller Name, Bezug zur Bestellung und konkretes Anliegen mit Datumsangabe.
• Bewertungen und Beratung: Inhalte, die Sie uns im Rahmen der Kaufberatung oder nach dem Kauf übermitteln.

3. Automatisch erfasste Informationen

Bei der Nutzung von kartenarchivhaus.shop erfassen wir technisch erforderliche Nutzungsdaten, um Shop, Checkout und Sicherheit bereitzustellen:

• Geräte- und Browserinformationen, Betriebssystem, Spracheinstellungen und Zeitzone.
• Zugriffsdaten wie IP-Adresse in gekürzter oder protokollierter Form, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seiten und Verweildauer.
• Shop-Funktionen wie Warenkorbstatus, Checkout-Schritte und Checkout-Regeln zur Coupon-Berechtigung.
• Fehler- und Sicherheitsprotokolle zur Abwehr von Missbrauch und zur Sicherstellung der Verfügbarkeit.

Diese Daten werden ohne Ihr aktives Zutun übermittelt und dienen ausschließlich Betrieb, Sicherheit und Verbesserung unseres Angebots.

4. Transaktions- und Supportunterlagen

Zur Abwicklung und Nachvollziehbarkeit bewahren wir geschäftsbezogene Unterlagen auf:

• Bestell- und Zahlungsdatensätze: bestellte Artikel, Preise in EUR, Versandkosten – kostenloser Versand ab 45,00 €, sonst Standardversand 8,00 € – Zahlungsart (Kreditkarte oder PayPal), Zahlungsstatus und Rechnungsinformationen.
• Versand- und Lieferunterlagen: Versandetiketten, Sendungsnummern, Zustellbestätigungen und Meldungen zu Transportschäden, einschließlich der von Ihnen übermittelten Fotos.
• Rückgabe- und Gewährleistungsvorgänge: Rückgaben werden innerhalb von 30 Tagen nach Lieferung akzeptiert; Garantieinformationen richten sich nach Produktdetails und Supportangaben. Zugehörige Korrespondenz, Prüf- und Reklamationsergebnisse werden zum Vorgang gespeichert.
• Support-Tickets: Erfassung, Kategorisierung und Weiterleitung an die zuständige Abteilung mit Vorgangsnummer sowie Statusmeldungen bis zur abschließenden Klärung.

5. Zwecke der Verwendung

Wir verwenden Ihre Daten nur für festgelegte, verständliche Zwecke:

• Bereitstellung des Shops, Bearbeitung von Bestellungen, Prüfung der Coupon-Berechtigung im Checkout, Abwicklung von Zahlung, Verpackung und Versand.
• Kundenberatung vor und nach dem Kauf sowie Bearbeitung von Rückgaben innerhalb von 30 Tagen nach Lieferung, Reklamationen und Gewährleistungsanfragen.
• Qualitätskontrolle, Echtheitsprüfung und Lieferantenbetreuung zur Sicherung eines verlässlichen Sortiments.
• Kommunikation zu Bestellstatus, Servicefenster und Eskalationen, einschließlich Weiterleitung an die Abteilungsleitung Kundendienst bei überfälliger oder ungelöster Anfrage.
• Sicherheit, Betrugsprävention, Fehlerbehebung und Erfüllung gesetzlicher Pflichten, einschließlich der Bearbeitung von Vertrags-, Widerrufs- und Datenschutzanfragen.

6. Dienstleister und Weitergabe

Wir geben Daten nur weiter, soweit dies für die genannten Zwecke erforderlich ist:

• Technik und Hosting: Hosting-, Shop-Plattform- und E-Mail-Dienstleister für Betrieb und Nachrichtenversand.
• Logistik: Paket- und Versanddienstleister für Zustellung und Sendungsverfolgung.
• Zahlungsabwicklung: siehe Abschnitt 7.
• Kundendienstorganisation: interne Fachabteilungen der Betreibergesellschaft sowie bei Bedarf externer Datenschutzbeauftragter nach juristischer Vorprüfung.
• Behörden und Rechtsdurchsetzung: nur bei gesetzlicher Verpflichtung oder zur Wahrung berechtigter Ansprüche.

Ein Verkauf Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte findet nicht statt.

7. Zahlungsabwicklung

Wir akzeptieren Kreditkarten und PayPal. Die Zahlungsabwicklung erfolgt über die jeweiligen Zahlungsdienstleister, die zur Durchführung der Transaktion erforderliche Daten erhalten, insbesondere Bestellbetrag in EUR, Transaktionskennung, Zahlungsstatus und zur Betrugsprüfung notwendige technische Angaben.

Wir speichern keine vollständigen Kreditkartennummern auf unseren eigenen Systemen. Bitte geben Sie Zahlungsdaten nur im gesicherten Checkout-Bereich ein und teilen Sie sie nicht per E-Mail an support@kartenarchivhaus.shop mit.

8. Cookies und ähnliche Technologien

Wir verwenden Cookies und ähnliche Speichertechnologien, um Grundfunktionen wie Warenkorb, Checkout, Sprachauswahl und Sicherheit bereitzustellen.

• Unbedingt erforderliche Cookies: für Navigation, Warenkorb, Checkout-Regeln und Schutz vor Missbrauch. Ohne diese ist eine Bestellung nicht möglich.
• Funktionale und statistische Verfahren: nur soweit aktiviert, zur Erinnerung an Einstellungen und zur anonymisierten oder pseudonymisierten Reichweitenmessung.

Sie können Cookies in Ihren Browser-Einstellungen verwalten und löschen. Bei Deaktivierung erforderlicher Cookies kann der Shop nur eingeschränkt genutzt werden.

9. Sicherheit

Wir schützen Kundendaten durch organisatorische und technische Maßnahmen, darunter Zugriffsbeschränkung auf Auftrags- und Supportdaten, Protokollierung und Rollentrennung zwischen allgemeinem Kundendienst und Fachabteilungen, verschlüsselte Übertragung im Shop und Checkout sowie sorgfältige Verpackungs- und Versandkoordination zur Vermeidung von Fehlzustellungen.

Bei dringenden Transportschäden bitten wir Sie, Schäden zusätzlich mit Fotos zu dokumentieren, damit Prüfung und Reklamation zügig erfolgen können. Teilen Sie uns sensible Informationen nur über die dafür vorgesehenen Kanäle mit.

10. Speicherdauer

Wir speichern Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist:

• Bestell-, Rechnungs- und Zahlungsunterlagen für die Dauer der Vertragsabwicklung sowie der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.
• Support- und Reklamationsvorgänge bis zur abschließenden Klärung und für eine angemessene Nachweispflicht, insbesondere bei Rückgaben innerhalb von 30 Tagen nach Lieferung und bei gewährleistungsbezogenen Anfragen.
• Protokoll- und Sicherheitsdaten nur kurzfristig, soweit keine längere Aufbewahrung zur Aufklärung von Störungen erforderlich ist.

Nach Ablauf der Fristen werden Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzliche Pflicht zur weiteren Aufbewahrung besteht.

11. Ihre Wahlmöglichkeiten

Sie bestimmen mit, wie wir mit Ihren Daten umgehen:

• Sie können Auskunft, Berichtigung und Vervollständigung Ihrer gespeicherten Daten verlangen.
• Sie können der Verwendung für Direktwerbung widersprechen und erteilte Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
• Sie können Browser-Einstellungen zu Cookies anpassen und Newsletter- oder Service-Mitteilungen verwalten, soweit sie nicht für die Vertragserfüllung erforderlich sind.
• Für allgemeine Anliegen wenden Sie sich an support@kartenarchivhaus.shop. Bitte nennen Sie Vorgangs- oder Bestellnummer, Betreff und kurze Problembeschreibung, damit wir Ihr Anliegen erfassen, kategorisieren und an die zuständige Abteilung weiterleiten können.

12. Datenschutzanfragen und Rechte

Sie haben im Rahmen der anwendbaren Datenschutzvorschriften insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen. Zur Ausübung wenden Sie sich an unsere Fachabteilung für Recht und Datenschutz.

Zuständige Fachabteilung für Recht und Datenschutz

E-Mail: vertrauen@kartenarchivhaus.shop
Diese Abteilung nimmt Anfragen zu Vertragsbedingungen, Widerruf und Datenschutz sowie formale Erklärungen und Behördenanfragen entgegen. Der Ablauf umfasst eine juristische Vorprüfung und schriftliche Stellungnahme, gegebenenfalls mit Weiterleitung an einen externen Datenschutzbeauftragten. Bei Bedarf erfolgt eine Eskalation an die Geschäftsführung der Betreibergesellschaft.

Bitte geben Sie Ihren vollen Namen, den Bezug zur Bestellung oder Anfrage sowie Ihr konkretes Anliegen mit Datumsangabe an. Die Beantwortung erfolgt in der Regel innerhalb von zwei Werktagen im Servicefenster. Allgemeine Serviceanfragen beantworten wir in der Regel innerhalb eines Werktages ab Eingang im Servicefenster.

Zusätzlich haben Sie das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren.

13. Servicezeiten und Erreichbarkeit

Unser gemeinsames Servicefenster (Europe/Berlin) ist Montag bis Freitag von 9:00 bis 17:00 Uhr, samstags geschlossen. Kundensupport ist per E-Mail erreichbar unter support@kartenarchivhaus.shop.

Anfragen außerhalb der Fensterzeiten werden am nächsten Werktag in Eingangsreihenfolge aufgenommen; dringende Transportschäden bitte zusätzlich mit Fotos dokumentieren.

14. Minderjährige

Unser Angebot richtet sich an erwachsene Sammlerinnen und Sammler sowie an Erziehungsberechtigte, die für Minderjährige bestellen. Kinder dürfen ohne Einwilligung der Erziehungsberechtigten keine Bestellungen aufgeben und keine Kontodaten übermitteln. Erlangen wir Kenntnis von einer unbefugten Datenverarbeitung durch Minderjährige, werden wir die Daten löschen.

15. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Shop-Funktionen, rechtliche Anforderungen oder Prozesse der Betreibergesellschaft ändern. Maßgeblich ist die auf kartenarchivhaus.shop veröffentlichte Fassung mit dem oben genannten Aktualisierungsdatum. Bei wesentlichen Änderungen weisen wir im Shop oder per E-Mail im Rahmen bestehender Vorgänge darauf hin.

Bei Fragen zum Datenschutz oder zu dieser Erklärung kontaktieren Sie zunächst support@kartenarchivhaus.shop für allgemeine Anliegen und vertrauen@kartenarchivhaus.shop für rechtliche und datenschutzbezogene Anliegen.